その他、運営会社・㈱リアルメディエーションの代表取締役や、結婚式二次会のプランナー、カメラ撮影をやっていたりもします。
もしあなたが結婚式二次会や会社のパーティーイベントを開催することになったら、まず初めに何から始めるべきでしょうか。
今回は、初めて貸切会場を探す幹事さんや新郎新婦さんのために、これだけは押さえておいて欲しい６つのポイントをご紹介します。
目次
会場探しはパーティー成功の最重要項目
パーティーの幹事さんにとって、一番最初に考えるべきポイントは、次の３つのうちどれでしょうか。
- 司会者や受付担当などの幹事の役割を決めて指名する
- 具体的なパーティーの内容を固めて、必要なアイテムの買い出しをする
- 四の五の言わずに先ずは会場を探す
幹事の経験が豊富な人であればあるほど、おそらく３に共感いただけるのではないかと思います。
経験豊富なメンバーやしっかりと企画内容を固めることも、パーティーを成功に導くための大事な要素です。
しかし、それ以上に良い会場を早めに抑えておくことこそが、理想のパーティーを叶えるための近道だと言えます。
空いている会場をいち早く見つけることが大事！
何故会場を早く抑えることが重要か、その理由は以下の３つです。
- 意外に少ない「貸切対応可」のお店
- 希望の時間帯に１件でも他の予約が被ると貸切できない
- 人気の貸切パーティー会場は数ヶ月前から予約が埋まる
普通の飲み会や宴会の会場であれば候補のお店は星の数ほどありますので、よほど忘年会シーズンの金曜日とかでない限り、予約できるお店が見つからない、なんてことはまずないでしょう。
ところが、貸切の対応ができるお店となると、状況は全く変わってきます。
ちなみに、某大手グルメサイトで渋谷のお店を検索すると2,426件ヒットするのに対して、同サイトのウェディング二次会特集ページでの渋谷エリアのヒット数は49件。。。
約1/50、割合にして2%。。。当然他にも貸切が対応できる会場は存在しているわけですが、やはりそれだけ候補は最初から絞られてしまっているということになります。
そして貸切パーティーの会場を探すうえで盲点なのが、1件でも他に予約が入ってしまうと、そこはもう貸切で使うことは当然できません。
そのため、他で貸切を探している新郎新婦さん、幹事さんはもちろん競争相手ですが、普通に食事ができるお店を探しているカップルや合コン幹事さんよりも先んじて会場を抑えることが大事なのです。
空いている会場を見つけたら、先ずは会場を実際に下見
大抵の貸切会場は、正式な予約の前に下見や仮押さえなどに対応してもらえます。
ただし、あまり悠長に探していると、後から問合せが来た他のお客様にプライオリティを明け渡しった、なんてことになりかねません。
そのため、下見をする際は、なるべく複数の会場を比較検討して、より条件の良い（希望に合った）お店を、できるだけ短期間で選び出す、行動力と計画性が求められます。
「人気会場」と一口で言っても様々なジャンルがあります。ある程度の最低条件さえ押さえてあれば、あとは新郎新婦さんや幹事さんが抱くイメージと合っているか、パーティー中に行いたいイベントが対応できるかなど、より細かい点に絞ってリサーチを進めていき、漏れなく貸切会場のチェックポイントを確認することが重要です。
このチェックポイントを明確にしないまま下見に行ってしまうと、押しの強い担当者の営業トークに根負けして、関係のない特典に惹かれてつい予約してしまった、なんてことになりかねません。
そこで、以下で結婚式二次会などの貸切パーティーの開催が決まり、会場を探す際に効率よく下見を回るためのチェック項目をご説明します。
こちらの記事でも詳しく貸切会場を選ぶ際のポイントを解説しています＾＾
駅からのアクセス・ロケーション
先ずは、会場までのアクセスを基準に候補を絞り込みます。
結婚式二次会の場合はその前の結婚式場からのアクセス、企業パーティーの場合は会社の事務所からのアクセスとなります。
ただ、結婚式二次会の場合は、そこまで式場からの距離（例えば徒歩圏内、電車で1駅など）にこだわる必要はございません。何故なら、披露宴終了から結婚式二次会までは、新郎新婦さんの送賓、着替えなど諸々の準備に時間がかかるため、2時間前後空けてからの開始が一般的です。
披露宴会場からの程よい距離が重要
そのため、式場から二次会会場までの距離が近すぎると、かえってゲストが時間を持て余します。また、披露宴から参加するゲストは複数人で乗りあってのタクシー移動も可能です。
むしろ、式場が少し郊外や駅から離れた場所にある場合は、会場は二次会から参加するゲストの利便性を考慮して、都心や乗り入れの多い駅近で検討された方が良いでしょう。
また、駅からの分かりやすさも重要です。 結婚式二次会のゲストは、時間にあまり余裕を持たないことで有名です（笑）
とりあえず間に合えばよいか、という考えで開宴ギリギリに到着を予定していた場合に、会場が分かりにくい場所にあったりすると、先ず開宴に間に合わず遅刻してしまいます。遅刻者が続出して、新郎新婦さんが入場した際には、ゲストが半分も集まっていない、、なんてことにならないように、駅からの道順や会場の入り口の分かりやすさは大事なポイントです。
結婚式二次会の場合は、式場からのアクセスより、駅の利便性や駅からの分かりやすさを優先しましょう。
会場内のレイアウト
次にその会場で貸切パーティーを開催した際の、レイアウトをチェックします。
企業パーティーでは完全着席のケースもございますが、結婚式二次会では立食、または半着席半立食のパーティーであることが多いです。
ゲストを気遣って完全着席をご希望される新郎新婦さんもいらっしゃいますが、もし二次会は披露宴とは違い肩肘張らないアットホームなパーティーにしたい、ゲームで盛り上げたい、できるだけ多くのゲストと歓談を楽しみたいという場合は、やはり立食スタイルをおすすめします。
結婚式二次会のレイアウトについては、こちらの記事で詳しく解説しています！
立食パーティーでの会場のレイアウト
立食パーティーのレイアウトのチェック項目をまとめますと以下の通りです。
- 受付はエントランスの分かりやすい場所に設置可能か
- 会場内（メインフロア）は段差や死角がなく一体感を出せるか
- 高砂からはスクリーンや余興スペースが見渡すことが可能か
- 荷物置き場のスペースは確保できるか
- 料理台、ドリンクスペースは十分な広さがあるか
柱などを気にされる方がいらっしゃいますが、立食の場合最悪見える位置にゲストが移動すれば良いので、優先順位は下げて問題はないでしょう。
同様に、新郎新婦控え室も、式場で着替えを済ませて、もしくはそのまま着替えずに移動されるケースがほとんどなので、特に必要はございません。例え個室があったとしても、先ず新郎新婦さんが受付前に二次会会場に到着できるケースは稀なため、結局控え室としての利用はできないことが多いです。ただ、余興でゲストが着替えなどが必要な場合は、あった方が良いでしょう。
他にもお手洗いの数や喫煙スペースなどの問題はありますが、事前にゲストへ注意事項としてアナウンスができれば、そこまで問題にはなりません。
パーティー当日のタイムスケジュールについて
ロケーションやハード面を確認できたら、次に会場のソフト面をチェックしていきます。
最初にタイムスケジュールですが、一般的な結婚式二次会に必要な時間は
・準備時間30分（幹事が映像や音響のチェックや、高砂・受付などの装飾に必要な時間です）
・受付30分（ウェルカムドリンクの有無も確認しておきましょう）
・パーティー120分
・送賓30分（時間を超過してしまった場合の延長料金の有無も確認しておきます） の合計210分ほどになります。
この時間を基準に、準備時間や送賓時間が別途オプション料金だったり、ベースのプランがパーティー180分だったりしますので、個別の条件を確認してください。
ゲストにとって調度よく楽しめる時間設定を
ただ、あまり長すぎるパーティーもゲストにとって喜ばれません。
特に立食の場合は2時間以上のパーティーはかえってゲストに苦痛だったりしますので、できるだけ2時間でタイムスケジュールをまとめられるように、幹事に工夫をしてもらいましょう。
終わる際に名残惜しさが感じられるくらいが、良いパーティーだったと言えるのではないでしょうか。
パーティーの間、フリードリンクはどの時間提供してもらえるかも大事なポイントです。
開宴後直ぐの乾杯時には、既にゲストの手元にはグラスが行き渡っていることが望ましいので、できれば受付中からドリンクの提供をお願いしておきます。
もしウェルカムドリンクとして別途料金になってしまう場合は、ドリンク開始時間を前倒しできないか確認します。
最後の10分～15分は、謝辞や記念の集合写真などの撮影でドリンクの提供が止まっていても問題がない場合が多いので、前倒しできるようなら前を優先させましょう。（元々ラストオーダー30分前の場合は前にずらす方法はおすすめしません。）
パーティープランの料金設定
結婚式二次会はなるべくゲスト会費で賄いたい、会社からの予算が決まっていてできるだけ費用を抑えたい、そんな新郎新婦さんや幹事さんの希望が適うか否かは、当然会場のプラン料金にかかっています。
各料金設定の詳細
・お一人様あたりのプラン料金：税・サービス料込みかを必ず確認します。
・最低保証料金：その会場を貸切るにあたって必要な、支払い総額の最低金額です。もし最低保証30万円の会場を一人あたり5,000円のプランで利用する場合は、最低でも60名のゲストを集める必要がございます。もし当日のキャンセルが発生して総額が最低保証料金を下回ってしまった場合は、差額分を別途支払う必要がございますので、できるだけ無理のない最低保証金額の設定してある会場を選びましょう。
・オプション料金：料飲以外に、会場の設備使用料金が別途かかる場合があります。また、ウェディングケーキやデザート、ドリンクメニューのグレードアップなどをオプション料金としている会場も多く、最初に細かく料金を確認しておきましょう。
・キャンセル料金：会自体をキャンセルする場合に発生する料金だけでなく、人数のキャンセルがいつまで対応可能かも重要なポイントです。特に結婚式二次会は直前のドタキャンなどもあり得るので、最終確定はドタキャン分を考慮し少なめに申請して、当日追加はドリンク代金で清算してもらえると、予算内に費用をおさめやすくなります。
ただし、企業パーティーはもちろん、結婚式二次会でもお食事を楽しみにされているゲストは多く、あまり品数やボリュームを削ってしまうと満足度も下がってしまいます。
パーティーの料理は、最後まで料理台にお食事が残っているくらいがゲストからも喜ばれます。 料理を削ってゲームの景品代に充てても、結局高額景品をもらって満足できるゲストは極一部だということを肝に銘じて、ゲストの大多数に満足してもらうのは基本的には料理・ドリンクの充実にかかっています。
よほど披露宴からの参加者がほとんどの結婚式二次会などでは、あらかじめ料理を食べないことを念頭に、ドリンクやデザートメニューが充実していたり、そもそも会費の設定を安くできるような軽食プランを検討しましょう。
会場スタッフのサポート力
最後に、パーティーの成功に不可欠な会場スタッフのサポート体制も確認しておきます。
・情報を共有できる資料は十分か：パーティーに慣れている会場とそうでない会場は、渡される資料の差に如実に現れます。特に、会場は新郎新婦さんが決めて準備は幹事さんにバトンタッチする場合や、幹事さんが複数いて情報を個別に共有する必要がある場合は、ある程度会場側の条件や注意点が資料にまとまっていると便利です。資料が不十分な会場でパーティーを開催する場合は、できるだけ担当者とのやり取りをメールなどで残しておくことをおすすめします。当日や支払い時に想定外のトラブルが発生した場合、言った言わないの水掛け論になってしまうことは避けましょう。
・事前打合せの有無：幹事が企画した余興やタイムスケジュールを元に、できれば当日までに一度会場担当者と打合せをすることがベストです。その会場ならではの注意点や、スペースの使い方、余興の動線など、具体的なタイムスケジュールや希望演出を担当者に伝えて、問題なく予定の進行が可能かを確認していきます。会場によっては担当者がいなかったり、パーティー経験の少ない担当者の場合は、当日思わぬ落とし穴が見つかってトラブルの原因になりかねません。
・パーティ当日のサポート：会場によっては料飲サービス以外は全くサービス（アテンド・サポート）が難しいところから、専属のプランナーや音響PA（操作担当のスタッフ）を別途立ててもらえる会場があり、後者の場合は幹事の負担が相当軽減されます。慣れない幹事にお任せをする際は、当日料飲サービスに入らないプランナーを立ててもらえる会場を選んであげた方が安心です。
プランナーが会場にいる場合でも、店舗によってはサポート力は変わってきます。こちらの記事で詳しく解説しているので、是非ご参考下さい。
まとめ：会場選びは決断力と行動力が大事
以上、貸切パーティー会場を探す際のチェック項目をまとめてきましたが、これら全てが希望通りのお店を見つけるのは、至難の業です。
前述の通り、会場探しは時間との勝負でもありますので、優先順位を決めて妥協するところは妥協し、なるべく早めに条件に近い会場を押さえておくことが重要です。
会場予約や下見手配までできるWebサイト「宴索」
もし会場を探す余裕がなくて、なかなか候補会場のピックアップや会場への問合せ、下見の手配に割ける時間がない方には、弊社の会場紹介サイト「宴索」をおすすめします。
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結婚二次会の開催が決まったり、会社のパーティーイベントの幹事を任されたら、先ずは宴索で会場を探されてみてはいかがでしょうか。
