結婚式、披露宴では招待できないゲストも誘いたいので、二次会を是非開催したい！という新郎新婦さんは多いのでないでしょうか？
最近の結婚式二次会は、居酒屋の3次会ノリとは違い、お洒落な会場を選んで、ウェディングならではのセレモニーあり、ゲームあり、余興あり、サプライズありと、未経験の幹事さんにとってはハードルが高い仕事になります。
そんな大変な仕事を友人に頼む、または新郎新婦様から引き受けることが心配な方には、是非リーズナブルな幹事代行プランを！ …と言いたいところではありますが、もちろんご友人ならではのアットホームで、そして余計な費用を掛けずに結婚式二次会の準備、運営を進めたい方も少なくないと思います。
ですが、幹事経験がない新郎新婦様や、ご友人幹事さんは以下のような悩みはありませんか？
・結婚式二次会を開催したいけど、何から初めていいかわからない新郎新婦様
・幹事を任されたけど、初めてだし、具体的になにしたらいいの？
・幹事を引き受けたからには、絶対に失敗したくない！
今回は、そんな新郎新婦様、初心者の幹事様に教えたい、結婚式二次会の準備、運営の進め方をお話しします。
目次
結婚式二次会の準備
いかに良い準備ができるかどうかで、結果は既に決まっている。
そんな格言があるかは分かりませんが、結婚式二次会でも当日を迎えるまでの準備が非常に大事！
この準備を抜け漏れなく進めていけるかで、当日の運営も楽になり、新郎新婦様、幹事さん、そしてゲスト全員が良かったと思える二次会にできるかは決まってきます。
準備するべき具体的な項目はこちら
時系列でまとめていくと以下の流れになります。
- 結婚式二次会に招待するゲストのリストを作成する
- 結婚式二次会の会場を予約する（３～４ヶ月前）
- ゲストに招待状（メール）を送る
- 友人に幹事を依頼する
- 余興など進行内容を決める
- 会場担当者と進行、レイアウトについて打合せする（2週間～1ヶ月前）
- 必要なアイテム、景品を手配する
- 確定の人数などを会場に連絡する（１週間～10日前）
- 資料を作成、印刷する
ざっと大きく分類してもこれだけの作業があります。
項目の順番が前後する場合もあり、それぞれの項目を、新郎新婦様と幹事さんでどう分担されるかも様々です。
一般的には、４で幹事を頼んだ後は、新郎新婦様は結婚式、披露宴の準備に専念して、それ以降の準備はほとんど幹事さんが対応されるケースが多いようです。
また、会場を決めた後では余興内容やレイアウトに制約が発生してしまうため、先に幹事さんを依頼しておいて、大まかな進行内容を決めたうえで一緒に会場を探す場合もあります。
ここで大事なことは、新郎新婦様ができるだけ早めに準備を始めて、余裕をもって幹事さんに依頼をしてあげることです。
私は普段飲食店舗のコンサルティングをさせていただいているのですが、お店にいらっしゃった幹事さんが、
「2週間前に突然幹事を頼まれたけど、会場も決まっていないし準備が間に合うか不安です・・」
と仰っていることがあり、そうなると基本は歓談中心であとは定番のビンゴでお茶を濁す、となってしまいます。
（それはそれでありなのですが、笑）
私見ですが、新郎新婦様が幹事を依頼する時期は2〜3ヶ月前が目安で、遅くとも1ヶ月前には幹事同士の顔合わせの機会をセッティングしてあげると良いでしょう。
※新しく幹事さんが結婚式二次会当日までにするべきお仕事リストをまとめましたので、こちらの記事も参考にしてみて下さい！
幹事代行のプロが教える、結婚式二次会の仕事リスト決定版【事前準備編】
結婚式二次会当日の運営
いよいよ結婚式二次会の当日。
通常幹事さんは結婚式・披露宴にも招待されているケースが多いです。
新郎新婦様も、親しい友人に幹事を依頼したい、という気持ちがありますし、披露宴会場から二次会会場に必要な荷物を持っていくことが、幹事として当日の最初の役割なので、披露宴の列席者から幹事を選ぶと何かとスムーズだからです。
二次会会場に荷物を持っていく場合、気を付ける点は「いつから幹事が準備のために入店可能か」ということ。
一般的に結婚式二次会などの貸切予約では、受付→開宴→お開き→退店完了という流れですが、お店によっては受付前に幹事のための準備時間を設けていることがあります。(準備時間が無い会場の場合は、受付などのパーティー時間を削って準備に充てます)
この準備・設営の15分〜60分を、いかに有効に、円滑に進められるかによって、本番の進行は8割以上が決まると言っても過言ではありません。
特に経験が少ない友人に幹事を依頼される場合は、会場を選ぶ際に準備時間に余裕がある点を優先ポイントにすると良いでしょう。
当日に行う運営準備の具体的な項目はこちら
準備時間に幹事として対応することは、以下の通りです。
- 高砂のセッティング
- 受付のセッティング
- 事前に搬入、郵送した荷物の確認
- 景品台のセッティング
- その他レイアウト(喫煙場所、荷物置き場、お手洗いの確認など)の確認
- 各担当者に印刷物やアイテム配布
- 音源、映像の再生チェック
- 司会者のマイクチェックとQ出し確認
- 余興のリハーサル
- 会場担当者と最終進行確認
これだけのことを、受付前の短い時間に対応する必要があります。
如何に、当日を迎えるまでの資料作成や、各担当者との情報共有が大事か、お分かりいただけるかと思います。
十分な事前の準備があって始めて、受付前の準備時間をスムーズに使えるのです。
逆にこの準備時間さえ抜け漏れなく進められれば、あとは野となれ山となれ！
新郎新婦様の到着が遅れる、ゲストが酔い潰れる、司会が噛みまくる、ゲームがイマイチ盛り上がらない…そんなハプニングも二次会の一部と割り切って、開き直って楽しむくらいの余裕が必要ではないでしょうか（笑）
受付だけでも意外と大変ですので、こちらの記事もあわせてご参考下さい。
新郎新婦に知ってほしい！結婚式二次会で受付をやることの大変さ！？
結婚式二次会の失敗あるある
ここまでの準備の中で、起こる頻度が高い二次会の落とし穴を紹介します。
あらかじめハプニングを予測しておくことで、実際に起こった時にうまくリカバリーしたり、ハプニング自体を回避できます。
具体的な二次会中の失敗例はこちらです。
会場の条件が合わない！
幹事さんは二次会を盛り上げようと、進行内容を色々と考えてくれるもの。
しかし、いざ企画した進行・余興内容が、予約した会場の条件に合わないと、正に企画倒れとなってしまいます。
バンド演奏をしようとしたら生演奏がNGだった、グループを組んでのゲーム大会をしようとしたら段差や柱が多くてゲストの移動がしづらかった、ゲストの携帯を使ったゲームアプリを購入したら会場に電波がなかった、などなど。
このような事態にならないためにも、新郎新婦様はあらかじめ幹事さんに会場の希望条件を確認しておくか、幹事さんもできるだけ早めに会場の利用条件、NG項目などをを調べておきましょう。
予算が足りない！
結婚式二次会の予算が足りなくなる原因は大きく二つ。
ゲストの欠席が予想を超えて多くてシミュレーションより収入が減るか、景品代やアイテムの値段が高くて予算がオーバーしてしまうか。
ゲストの出席率を上げる方法は、以前書いた二次会招待状の運用方法を参考にしていただいて、費用が高くなり過ぎないようにするためには、早い段階で進行表の概要を作成しておくことです。
どのような余興があるかによって、またゲームがビンゴ形式かグループ形式かなどによって、手配するアイテムや景品の数は変わってきます。
新郎新婦様は、ゲスト会費以外に自己負担をするかも含めて、幹事さんに使える予算を早めに共有してあげましょう。
結婚式二次会ゲストの参加率を上げる、招待状の運用方法
準備が間に合わない！
まだたっぷり時間があるから、後でいいや… そうやって先延ばしにしていたら、もう二次会当日まで1週間を切っている！
正にあるあるですね（笑）
おすすめは、二種類のタイムスケジュールを作成しておくことです。
パーティー当日のスケジュールはもちろんですが、パーティー日を迎えるまでのタイムスケジュールを作成している幹事さんは多くありません。
when いつまでに、who 誰が、what 何をするのか、をまとめたリストを作成して、期日を過ぎている項目がないかを、幹事さんや新郎新婦様全員が共有できるようにしておきましょう。
荷物が会場に届いていない！
事前に会場へ送っておいたはずの景品やアイテムが、当日お店に届いていないと言われた。軽くパニックですよね。
大抵は、お店の他の荷物と紛れてしまっている場合が多いのですが、たまに「あれっ、そういえばお釣り銭って誰が用意してるんだっけ？」なんてことがあります。
こうならないように、事前に荷物リストを作成しておき、当日必要な荷物・アイテムは、いつ会場に誰が持ち込むのかを、まとめておくと良いでしょう。
幹事がこない！
もっともダメージが大きいドタキャンは、司会者の欠席です。
受付や音響の担当なら、最悪その場で代えがききますが、パーティーを取り仕切る司会者は、いきなりやってくれと頼まれてもなかなかできるものではありません。
対策としては、できるだけ一つの役割には複数の担当者をつけておくことです。
特に司会者は、二人が一人になっても何とか対応できますので、彼(彼女)がいないと二次会が始められない！という人を作らないことが、最も効果的なリスクヘッジになると思います。
その他、結婚式二次会当日のハプニングをうまく切り抜ける方法の記事も合わせてご参考下さい。
結婚式二次会でよく起こるハプニングの解決方法
結婚式二次会を成功させるために必要なことは
いかがでしたでしょうか？
ここまでの流れで、これなら自分たちでも幹事をできそうだ！と思われる方と、こんなに準備でやることが沢山あるのか…、と不安に感じでしまう方がいらっしゃると思います。
・幹事が務まるか、ちゃんと考えてから引き受ける
・会場決定含め、事前準備は3ヶ月前を目安に前もって進める
・事前準備リスト、当日のスケジュールリストの2つを作成し、役割分担をしっかりと把握する
何より、主役のお二人にとっては一生に一度のパーティーなので、失敗できないというプレッシャーは、経験した人にしか分からないかもしれません。
依頼する方も、依頼される方も、相応の覚悟を持ってお願いし、引き受けることが大事です。
気軽な気持ちで、直前に丸投げするなんてことは、それまで培った友人関係を壊しかねないので、決してしないようにして下さいね。
絶対に二次会を成功させたい方には幹事代行がおすすめ
それでも、どうしても結婚式二次会を盛り上げたい、ご友人幹事さんに負担を掛けたくない、という新郎新婦様には、思い切って幹事を代行会社にお任せいただくのも手です。
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